【コロナウイルス関連】在宅勤務制度の導入についての緊急解説
在宅勤務制度の導入プロセスとは
社内規定の整備の必要性
給料や労働時間に関する注意事項
在宅勤務制度のメリット・デメリット
会社へ出社せずとも自宅で業務を行うことのできる在宅勤務制度。現在コロナウイルス感染拡大の影響を受けて非常に注目を集めています。
ここでは、在宅勤務制度を導入するには実際どのようにすればよいか、社内規則の設定や労働管理のありかたを見て行きたいと思います。
在宅勤務制度の導入プロセスとは
これまでに在宅勤務制度を採用していない企業が新規にこれを導入するとき、企業はどのようなプロセスを踏めばよいのでしょうか。以下に時系列でご紹介します。
フロー①：在宅勤務を導入する目的を明確にする
まずは在宅勤務を導入する目的を明確にしましょう。コロナウイルスへの感染防止を想定した「非常時の事業継続対策」などは現在では最たる例ですが、ほかにも「定型的業務の効率化」「勤務者の移動時間の短縮」などが導入目的として挙げられます。これを具体的に突き詰めることが在宅勤務制度の設計を具体化するにあたっての肝になるといっても過言ではありませんので、ここはできる限り明確にしておきましょう。
フロー②：適用する業務や部署を明確にする
次に、在宅勤務制度を適用する業務や部署など、在宅勤務制度の対象となる範囲について具体的に検討します。例えば企業秘密や個人情報などの重要な情報を取扱う業務については、在宅勤務の導入に際してセキュリティ上の問題がないか別途の検討が必要となりますし、現場での物理的な作業を要するオペレーション業務などは在宅勤務による代替がそもそも効かないものです。社内のどの業務、どの部署であれば在宅勤務によって大きなメリットが得られるのか、社内のＩＴ化やクラウド化の状況も踏まえて具体的に検討しつつ、適用する業務や部署を明確にしてゆきます。
フロー③：就業規則の変更や諸規程の新設を検討する
次に、就業規則の変更や諸規程の新設を検討します。現行の就業規則において就業場所や労働時間などの労働条件が在宅勤務にも適合している場合は、既存の就業規則のままでも在宅勤務の導入を進めることができる場合があります。しかし、在宅勤務に掛かる費用（たとえば通信費など）を従業員が負担する場合や、在宅勤務にあわせて新たにフレックスタイム制を導入する場合など、現行の労働条件の追加や変更等が生じる場合には、就業規則の変更が必要となることがあります。まずは現行の就業規則や、在宅勤務に関する規程があればそれを確認し、現行の労働条件のままで導入が可能かどうかを検討します。テレワークの導入には、一般にテレワークの勤務を命じることに関する規程やテレワークの労働時間に関する規程、通信費などの負担に関する規程などが必要になります。
フロー④：全従業員に対して説明会を実施し要望を集約する
次に、企業に在籍する全従業員に対して在宅勤務制度についての説明会を開催します。これは、在宅勤務を一部の業務や部署にのみ適用する場合でも必要不可欠です。対象者の上司をはじめとして、在宅勤務制度の導入に向けて全社的な理解を得ておくことが重要です。従業員からの要望があれば、これを十分に検討し、必要に応じ規則やガイドライン、手順書の改善に活かします。
また、在宅勤務対象者やその上司に対してはさらに導入研修を実施し、在宅勤務が円滑に導入できるよう事前に対策します。
フロー⑤：在宅勤務対象者へ労働条件を明示する
使用者は、労働契約の締結に際し、労働者に対して賃金、労働時間その他一定の労働条件を明示しなければならないものとされております。したがって、在宅勤務制度の導入により変更される就業場所や労働時間、賃金などの内容を労働条件変更内容に関する説明を記載した書面の交付等により、在宅勤務対象者の従業員に対して明確に伝えます。
フロー⑥：在宅勤務利用希望者の登録を行う
在宅勤務利用者については社内での登録制を取ることが比較的多いといえます。在宅勤務利用者の登録をまず行います。
フロー⑦：在宅勤務利用登録者の申請を受け付ける
次に、在宅勤務利用登録者から実際の在宅勤務の申請を受け付けます。
フロー⑧：在宅勤務の実施
こうしたプロセスを経て実際に在宅勤務が実施されることになります。
社内規定の整備の必要性
在宅勤務制度を導入するにあたっては、社内規定の整備が必要になるといってまず間違いありません。ここでは、在宅勤務制度を新たに導入することに伴い労働条件の追加変更が生じる場合に必要不可欠な就業規則の変更、在宅勤務規程等の諸規程の新設などについて見てゆきます。
就業規則や在宅勤務規程での実際の対応について
在宅勤務に関する規定全てを逐一就業規則に盛り込むことは、就業規則が細密で膨大な分量になってしまうこともあり、一般的ではありません。就業規則においては、在宅勤務に関するルールの詳細は在宅勤務規程等の諸規程に委任することとするのが一般的でしょう。
就業規則での委任規定の記載例
第〇条（在宅勤務）
従業員の在宅勤務に関する事項については、この規則に定めるもののほか、別に定めるところによる。
就業規則
↓ 委任
- 給与規程
- 退職金規程
- 旅費規程
- その他規程・・・
- 在宅勤務規程
在宅勤務規程に記載する具体的事項
- 目的
- 定義
- 対象者
- 利用登録
- 利用申請
- 労働時間（変更がある場合）
- 給与・手当
- 安全衛生
- 服務規律（セキュリティ）
- 費用負担
- 教育・訓練・研修
- 福利厚生
交通費・手当の取り扱い
通勤手当は、その性質上、従業員の在宅勤務期間中、支給しないという選択が合理的と考えられるでしょう。しかし、単に全従業員を対象として一定額の手当を一律支給するものとしている場合など、就業規則や賃金規程における支給要件が不明確である場合には、在宅勤務の対象者についても、企業が通勤手当等を支給すべき義務を負う可能性があるため、支給要件を明確化すべく適切に就業規則等の変更を行うべきでしょう。また、在宅勤務の期間中に企業側の都合により出社の必要が生じうる場合には、出社した日数分のみ交通費を支給する等支給要件の具体化を図ると良いでしょう。
その他の手当の支給についても、支給要件から在宅勤務対象者への支給の有無の判断を簡便かつスピーディに行えることが重要であり、その判断に疑義が生じるものについては適切に支給要件を変更するべきでしょう。
在宅勤務によって発生する費用について
在宅勤務によって発生する費用には、下記のようなものがあります。
- 情報通信機器の購入、設置費用
- 通信回線費用
- 水道光熱費
- 文房具、備品等の購入費用
- 郵便・宅配便等の物流費用
これらを一体誰が負担するのかは重要な問題です。在宅勤務制度を採用する会社はこの点について明確な規程を設け、従業員に対して事前に十分に説明する必要があります。
これらの費用に対して「在宅勤務手当」として一定額の配慮を行った上で原則として全て在宅勤務対象者の負担とする、などの対応が考えられます。
通勤手当についても就業規則や規程上全従業員に対して一律支給するものとしている場合、在宅勤務対象者については規程で支給要件の明確化を別途図るべきでしょう。
給料や労働時間に関する注意事項
会社が在宅勤務制度を採る場合においても、労働基準法、労働安全衛生法、労働者災害補償保険法といった労働基準法令は通常の勤務体系と同様に適用されます。ここでは、会社側で関心の高い在宅勤務時の基本給の減額やいわゆる「中抜け時間」の問題、年次有給休暇の扱い、労災の扱い、労働時間の管理方法などについてご説明します。
在宅勤務の導入に伴っての基本給の減額は認められるか？
基本給の減額は、在宅勤務の導入に伴うものといえども労働基準法上の労働条件の不利益変更に該当します。したがって、在宅勤務対象者についても基本給の減額を伴う就業規則の変更を行おうとすれば、原則として従業員からの同意の取得を要します（労働契約法第9条）。もっとも、当該就業規則の変更に合理的な理由が存在する場合には、使用者の一方的な就業規則の変更により、在宅勤務対象者について基本給の減額を行える可能性はあるものの（同法第10条）、基本給の減額は従業員に与える不利益の程度も大きく、容易にこの合理性が認められるものではないことに注意が必要です。
いわゆる「中抜け時間」が生じやすい在宅勤務の特殊性
一般のオフィス勤務とは異なり、在宅勤務においては、従業員が私用などで業務から一定時間離れるいわゆる「中抜け時間」が制度上生じやすいといわれます。この中抜け時間について、企業が業務を指示しないこととし、従業員が労働から離れて自由にできる時間として保障されている場合は、その開始と終了の時間を報告させる等により、休憩時間として取り扱うことも可能となります。また、この中抜け時間を時間単位の年次有給休暇として取り扱うこともできますが、そのためには、労働組合との書面による協定の締結等、事前に所定の手続きが必要となります（労働基準法第39条第4項）。
年次有給休暇の扱い
年次有給休暇は、在宅勤務の場合であってもオフィス勤務の場合と同様に計算し、付与する必要があります。
労災の扱い
前述のとおり在宅勤務の場合も労働者災害補償保険法の適用対象となりますので、業務災害があった際に保険給付を受けることができます。実際、在宅勤務中に労災認定された事例として、労働者が自宅でのパソコン作業中にトイレに立ち、戻ってきて再度椅子に座ろうとしたところで転倒し負傷したというものがあります。
労働時間の管理方法
在宅勤務制度を導入する場合、オフィス勤務の場合と比較して企業は在宅勤務対象者の労働時間の管理が難しくなるわけですが、決して従業員の労働時間管理の義務を免れるわけではありません。在宅勤務における従業員の労働時間管理の方法には、以下のようなものがあります。
① Ｅメールによる管理
使い慣れている、業務の報告を同時に行いやすいなどといったメリットがあるため、在宅勤務を実施する企業では多く利用されているようです。利用に当たっては、送信のタイミングや送信先について事前に規程等でルール化しておくことが重要となります。Ｅメールの他にも社内専用のチャットツールを活用している例もあります。
② 電話による管理
Ｅメールに次いで利用されています。使い慣れている、時間がかからない、コミュニケーションが取りやすいなどのメリットがあります。電話の内容を記録化する方法が課題となります。
③ web（クラウド）上の勤怠管理ツールによる管理
大人数で利用できる、担当部署も一括して記録を共有できるといったメリットがあります。業務効率化に寄与するところが大きく、活用する企業が近年増加しています。
④ カレンダーツールの活用
勤怠管理そのものからは少々外れるものの、web上のカレンダーツールなどを活用し、在宅勤務対象者や上司の1日のスケジュールを可視化して業務の効率化を図る工夫も行われています。
在宅勤務制度のメリット・デメリット
在宅勤務制度は、従業員の柔軟な働き方を可能にする一方で、企業にとってはどのような効果や課題があるのでしょうか。ここでは、在宅勤務制度導入におけるメリット・デメリットと、デメリットに対して意識しておくとよいことをご紹介します。
在宅勤務のメリット
① 事業継続性の確保
現下のコロナウイルス感染拡大を受けて現在最も注目されているメリットです。従業員のオフィス集中による疫病感染や被災のリスクを分散化することで、会社は事業の継続性を確保することができます。
② 従業員の定着率の向上
育児や介護といった家庭での負担を抱える従業員に対して会社が様々な勤務時間・体系を提供できることで従業員の定着率向上を図ることができます。また、同時に在宅勤務制度の導入により従業員がプライベートとの両立を図ることが可能となり、より有為な人材の取り込みも期待できます。
③ 経費の削減
在宅勤務対象者の増加により、オフィスの賃料、光熱費、通勤手当などの削減も可能となります。
在宅勤務のデメリット
① セキュリティ面のリスク
在宅勤務対象者は自宅で仕事をすることになるため、自宅での企業秘密や個人情報の取扱いについて会社の目が行き届かなくなるおそれが高いといえます。また、従業員側が意図しなくとも情報漏えいのリスクはいやおうなく高まることになります。会社としては機密性の高いクラウドシステムの導入、セキュリティポリシーの整備、従業員に対する研修の強化などのハード、ソフト両面での対応が必要となります。
② 従業員間のコミュニケーションの低下
在宅勤務制度を採り入れることにより、在宅勤務対象者間のコミュニケーション量はいやおうなく減少してしまうため、業務処理に関する相互の認識のずれ、情報共有の遅れ、従業員が疎外感や孤独感に襲われるなどの弊害が指摘されています。こうした事象に対しては、オンラインミーティングを定期的に行う、オフィスへの出社日を定期的に設ける、オンライン上で懇談会や懇親会を行うなどの対策例があります。
③ 在宅勤務対象者に対する評価が難しい
在宅勤務においては在宅勤務対象者の実際に働く様子が上司に見えづらいため、その人事評価に困難を伴うといわれています。
まず、事務職であれば入力数、営業職であれば営業成績、プログラマーのような開発職であればコードの開発数など業務の成果を数値化できる場合はこれを評価基準に採り入れやすいといえます。
一方、こうした数値化しやすいデータで業務成果を測定しにくい業務については目標管理の導入などが有効でしょう。ただし、この目標管理の導入にあたっては評価の主観性、抽象性も指摘されるところですので、評価指標の選別や評価する側の管理者の意識の向上も重要となることでしょう。
